How to write professional emails – Inglês para Negócios

How to write professional emails?

Communicating via email is a daily routine for people in the business market and the corporate world. And it is increasingly common to also write them in English, because of the connected world in which we live.

So the Cambly English team has gathered some key tips to students who wish to write a professional email in English and be successful in their careers. Check it out:

Writing the e-mail

Pay attention to the email formatting!

As in Portuguese, there are four key elements before starting to write an email:

  • Sender, or “remetente” in Portuguese (or who’s sending the email);
  • Recipient, or “destinatário” in Portuguese (who’s receiving the email);
  • Subject, or “assunto” (the main subject matter);
  • Email body (what is going to be written).

Subject

When you write an email, the first thing that should be considered is the subject, “assunto” in Portuguese.

Main characteristics:

Objective and containing the main information about the email that is being written.

For instance:

Journalism Team Meeting on Friday at 5 p.m (“Reunião do Time de Jornalismo na sexta, às 17h)

Greetings

Greetings examples in English:

  • Dear (first name + last name);
  • Dear Mr./Ms. + last name – Mr. (“Senhor”) for men and Ms. (“Senhora”) for women;
  • Dear Mr./Ms. (first name + last name);
  • Dear Dr. or Dear Professor (last name) – commonly used for university professors.

Email body

  • Avoid long sentences;
  • Be as brief and concise as possible;
  • Explain your main objective;
  • Use bullet points.

For instance:

I am writing to apply for the role of Marketing Manager. Please find my CV and cover letter attached. (“Estou escrevendo para me candidatar à vaga de Gerente de Marketing. Meu currículo e carta de apresentação seguem em anexo”).

Finishing the email

When finishing an email, whether it’s professional or academic, don’t forget to warn the recipient if a reply is needed.

Remember, also, to finish the email addressing the recipient of the message properly.

Main forms of finishing an email:

  • Thank you (neutral);
  • Thanks (a bit more informal);
  • Yours sincerely (formal);
  • Best regards, or Kind regards (formal);
  • Politely (formal);
  • Take care (informal);
  • Have a nice day (a bit more informal);
  • Best (neutral).

Don’t forget the attachment!

In case there’s an attachment in the email, don’t forget to warn the reader of its existence. In such cases, you can use the following phrases:

  • Please find enclosed/attached… (“Por favor, veja X em anexo…”)
  • Attached, you will find… (“Em anexo, você encontrará…”)

Fixation exercises:

1 – Give an example of a subject when writing an email in English.

2 – List four elements that compose an email English.

3 – How do you properly close a professional email?

Good luck!

Como escrever um e-mail profissional em inglês?

Comunicar-se por meio de e-mails é rotina para quem participa ativamente do mercado de trabalho e do mundo corporativo. E escrevê-los também em inglês é algo que vem se tornando comum, por conta do mundo globalizado em que vivemos.

Por isso, o time de inglês do Cambly preparou algumas dicas essenciais para quem deseja saber como escrever um e-mail profissional em inglês e ter sucesso na carreira profissional. Confira:

Desenvolvimento do e-mail

Preste atenção à formatação do e-mail!

Como no português, há quatro elementos importantes antes de se iniciar o desenvolvimento do e-mail:

  • Remetente, ou “sender” em inglês (quem vai enviar o e-mail);
  • Destinatário, ou “recipient” em inglês (quem vai receber o e-mail);
  • Assunto, ou “subject” (o tema principal do e-mail);
  • Corpo do e-mail (o que será desenvolvido).

Assunto

Ao escrever um e-mail, a primeira coisa que deve ser levada em consideração é o assunto, em inglês, “subject”.

Principal característica:

Objetivo e conter a informação principal sobre o e-mail que está sendo escrito.

Por exemplo:

Journalism Team Meeting on Friday at 5 p.m (Reunião do Time de Jornalismo na sexta, às 17h)

Saudação

Exemplos de saudações em inglês:

  • Dear (nome + sobrenome);
  • Dear Mr./Ms. + sobrenome – Mr. (Senhor) para homens e Ms. (Senhora) para mulheres;
  • Dear Mr./Ms. (nome + sobrenome);
  • Dear Dr. ou Dear Professor (sobrenome) – geralmente é utilizado para docentes.

Corpo do e-mail

Evite usar frases longas;

Seja o mais breve e conciso possível;

Descreva o seu objetivo principal;

Utilize bullet points.

Exemplo:

I am writing to apply for the role of Marketing Manager. Please find my CV and cover letter attached. (“Estou escrevendo para me candidatar à vaga de Gerente de Marketing. Meu currículo e carta de apresentação seguem em anexo”).

Encerramento do email

Ao encerrar um e-mail em inglês, seja ele profissional ou acadêmico, não se esqueça de avisar o receptor da necessidade de resposta.

Lembre-se, também, de encerrar o e-mail de maneira adequada para o receptor da mensagem.

Principais formas de encerramento de e-mail:

  • Thank you (neutro);
  • Thanks (um pouco mais informal);
  • Yours sincerely (formal);
  • Best regards ou Kind regards (formal);
  • Politely (formal);
  • Take care (informal);
  • Have a nice day (um pouco mais informal);
  • Best (neutro).

Não se esqueça do anexo!

Caso o e-mail em inglês carregue um anexo, não deixe de avisar o leitor da sua existência. Nesses casos, você pode utilizar as seguintes frases:

  • Please find enclosed/attached… (Por favor, veja X em anexo…)
  • Attached, you will find… (Em anexo, você encontrará…)

Exercícios:

1 – Dê um exemplo de assunto ao escrever um e-mail em inglês.

2 – Cite os quatro elementos existentes em um e-mail em inglês.

3 – Como encerrar corretamente um e-mail profissional?

Boa sorte!

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